– Mã số là dãy số được ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên dưới mã vạch để chứng minh về xuất xứ sản xuất, sự lưu thông hàng hóa của sản phẩm này. Vì vậy mỗi một loại sản phẩm sẽ được gắn một dãy số duy nhất! Nói theo cách khác, đây là một sự phân biệt sản phẩm trên từng vùng, từng quốc gia khác nhau.
– Mã vạch là một dãy các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn), giữa các vạch có những khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số để máy có thể đọc được.
Ngày nay, mã vạch còn có thể được in theo các mẫu của các điểm, theo các vòng tròn đồng tâm, hoặc ẩn trong hình ảnh.

Hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch gồm các tài liệu:
– Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP;
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Có nhiều loại mã số mã vạch, tuy nhiên chủ yếu gồm:
– MSMV được cấp và quản lý thống nhất gồm: Mã doanh nghiệp; Mã số rút gọn (EAN 8); Mã số địa điểm toàn cầu (GLN).
– MSMV do tổ chức/doanh nghiệp tự lập để sử dụng, sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, gồm: Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN); Mã số địa điểm toàn cầu (GLN); Các loại mã số cho đơn vị hậu cần, tài sản hoặc đối tượng khác khi có nhu cầu sử dụng

Sử dụng mã số mã vạch có các lợi ích
– Phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp với sản phẩm của người khác;
– Thông qua mã vạch người tiêu dùng có thể biết được nguồn gốc của sản phẩm;
– Thuận lợi trong việc mua bán và quản lý hàng hóa, tính tiền và xuất hóa đơn;
– Phục vụ cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa và trao đổi dữ liệu điện tử

– Trước khi quyết định áp dụng mã vạch cho sản phẩm thì bạn cần xem xét, xác định xem mình đang ở trong khu vực nào? Mã vạch được cho phép sử dụng và lưu hành thuộc loại nào?
– Thông thường ở Việt Nam, các sản phẩm được lưu thông trên thị trường là EAN-13. Nếu chỉ sử dụng mã vạch trong nội bộ công ty bạn nên sử dụng mã Code 128 để tiết kiệm giấy in. Nếu cần một lượng lớn thông tin hiển thị trên mã vạch của mình thì ma trận dữ liệu sẽ giúp bạn mã hóa được hết những thông tin này. Nếu cần quảng cáo cho sản phẩm của mình trên điện thoại thông minh hoặc nhắm đến đối tượng tiếp cận là giới trẻ hãy lựa chọn QR code

Việc quyết định kích thước mã vạch trên tem nhãn sẽ ảnh hưởng không chỉ về mặt thẩm mỹ của con tem mà còn tác động trực tiếp đến việc máy quét mã vạch có đọc được mã hay không và chiếc tem nhãn của bạn sẽ có chiều rộng, chiều cao là bao nhiêu cho phù hợp.
Mỗi loại mã vạch có những quy định về kích thước khác nhau với các quy chuẩn cụ thể. Các ký tự ở mã EAN khác với mã QR, khả năng mã hóa ký tự bên trong giữa các mã cũng khác nhau.
Theo quy định mã vạch EAN-13 phải bao gồm 13 chữ số. Trong đó, 3 số đầu quy định quốc gia xuất xứ sản phẩm, 8 số tiếp theo là mã doanh nghiệp và mã sản phẩm, số cuối cùng là số kiểm tra. Dãy số này nằm bên dưới dãy mã vạch sọc đen và khoảng trắng đan xen nhau. Dãy mã vạch này giúp máy quét mã vạch có thể đọc hiểu được.
Với QR code thiết kế của mã vạch có hình vuông, bên trong là hàng trăm hình vuông nhỏ màu đen khác xếp chồng lên và xen kẽ nhau theo các quy tắc mã hóa được quy định và sắp xếp.
Trong các phần mềm thiết kế mã vạch, bạn có thể điều chỉnh kích thước mã to hay nhỏ tùy vào nhu cầu sử dụng miễn là chúng theo đúng các quy chuẩn đặt ra.

Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch có thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp, sau thời hạn này sẽ hết hiệu lực. Để tiếp tục được sử dụng doanh nghiệp phải tiến hành làm thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch.

Để được cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
– 01 Công văn xin cấp lại Giấy chứng nhận;
– 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao có công chứng;
– 01 Bản đăng ký sử dụng mã số, mã vạch;
– Bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch (nếu có).

– Khi được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, doanh nghiệp phải có trách nhiệm nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch sản phẩm của mình qua các năm.
– Thời hạn đóng phí duy trì mã số mã vạch:
+ Khi đăng ký mã số mã vạch lần đầu: Nộp luôn phí duy trì cho năm đầu tiên
+ Các năm tiếp theo: Thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm. Nếu không hoàn thành nghĩa vụ nộp phí duy trì sử dụng sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 119/2017/NĐ-CP.