Đăng ký tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm bao gồm công bố hợp chuẩn và công bố hợp quy. Những hoạt động này được quy đinh tại Điều 14 Nghị định 127/2007/NĐ-CP, cụ thể:
– Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng.
– Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Đối với hoạt động công bố hợp chuẩn, hồ sơ đăng ký sẽ phụ thuộc vào hai trường hợp sau:
Trường hợp 1. Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của tổ chức chứng nhận đã đăng ký (bên thứ ba), hồ sơ công bố hợp chuẩn gồm:
– Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN).
– Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn (Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật).
– Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố.
– Bản sao y bản chính Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp kèm theo mẫu dấu hợp chuẩn.
Trường hợp 2. Trường hợp công bố hợp chuẩn dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh (bên thứ nhất), hồ sơ công bố hợp chuẩn gồm:
– Bản công bố hợp chuẩn (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN).
– Bản sao y bản chính giấy tờ chứng minh về việc thực hiện sản xuất, kinh doanh của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn (Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy tờ khác theo quy định của pháp luật).
– Bản sao y bản chính tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố.
– Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp của tổ chức, cá nhân phải có quy trình sản xuất kèm theo kế hoạch kiểm soát chất lượng được xây dựng, áp dụng (theo Mẫu 1. KHKSCL quy định tại Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN) và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý.
– Trường hợp tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 22000, HACCP…), thì hồ sơ công bố hợp của tổ chức, cá nhân phải có bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực.
– Báo cáo đánh giá hợp chuẩn (theo Mẫu 5. BCĐG quy định tại Phụ lục III Thông tư 28/2012/TT-BKHCN) kèm theo bản sao y bản chính Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.

Công bố hợp quy, hồ sơ đăng ký sẽ phụ thuộc vào hai trường hợp sau:
Trường hợp 1: Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá của tổ chức, cá nhân (bên thứ nhất), hồ sơ công bố hợp quy bao gồm:
– Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN và nội dung bổ sung quy định tại khoản 7 Điều 1 Thông tư 02/2017/TT-BKHCN).
– Báo cáo tự đánh giá gồm các thông tin sau: Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ; điện thoại, fax; tên sản phẩm, hàng hóa; số hiệu quy chuẩn kỹ thuật; kết luận sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật; cam kết chất lượng sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn công bố áp dụng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, hàng hóa và kết quả tự đánh giá.
Trường hợp 2: Trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc tổ chức chứng nhận được chỉ định (bên thứ ba), hồ sơ công bố hợp quy bao gồm:
– Bản công bố hợp quy (theo Mẫu 2. CBHC/HQ quy định tại Phụ lục III Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN và nội dung bổ sung quy định tại khoản 7 Điều 1 Thông tư 02/2017/TT-BKHCN).
– Bản sao y bản chính Giấy chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng kèm theo mẫu dấu hợp quy do tổ chức chứng nhận đã đăng ký hoặc tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp cho tổ chức, cá nhân.

• – Về phía nhà nước: Thị trường hàng hóa ngày càng đa dạng với đủ các chủng loại và chất lượng khác nhau, đặc biệt là tình trạng hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng đang gây nhiễu loạn thị trường. Điều này gây khó khăn cho các cơ quan nhà nước trong việc kiểm soát, quản lý sản phẩm hàng hóa. Một trong số những giải pháp khắc phục được nhà nước thực hiện đó là yêu cầu các đơn vị đăng ký và công bố chất lượng sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng. Điều này đã giúp cơ quan chức năng có cơ sở để quản lý, kiểm tra, giám sát và xử phạt những đơn vị cố tình vi phạm. Doanh nghiệp không muốn bị xử phạt buộc phải đảm bảo đăng ký chất lượng sản phẩm đúng theo quy định.
• – Về phía người tiêu dùng: Điều 17 Nghị quyết số 51/2001/QH10 quy định rõ người tiêu dùng được quyền tiếp cận thông tin chuẩn, trung thực về chất lượng sản phẩm hàng hóa mà doanh nghiệp đang bán. Do đó, người tiêu dùng ngày càng chú trọng đến chất lượng và nguồn gốc sản phẩm, coi đó là một trong những tiêu chí ưu tiên trước khi tiến hành mua bán. Doanh nghiệp nào càng thực hiện tốt và sớm, doanh nghiệp đó càng dễ chiếm được lòng tin của người tiêu dùng.
  Bởi những nguyên nhân trên mà doanh nghiệp buộc (nên) đăng ký chất lượng sản phẩm trước khi lưu hành sản phẩm. Thực tế, tùy vào từng loại sản phẩm (thực phẩm, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng, máy móc,…) mà doanh nghiệp sẽ cần đăng ký chất lượng ở cơ quan chức năng tương ứng. Trong đó việc đăng ký chất lượng sản phẩm được thực hiện ở 3 hình thức khác nhau:
  • Công bố tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá (tiêu chuẩn cơ sở);
  • Công bố hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn;
  • Đăng ký kiểm định, kiểm nghiệm, đo lường.
• – Về phía doanh nghiệp: Sức cạnh tranh càng lớn, doanh nghiệp càng cần nỗ lực nâng cao uy tín và xây dựng tốt hình ảnh doanh nghiệp, sản phẩm doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Muốn như thế bên cạnh đảm bảo hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, giá cả cạnh tranh, doanh nghiệp phải chứng minh được sản phẩm hàng hóa của mình chất lượng và được cơ quan nhà nước kiểm chứng. Điều này đặt ra nhu cầu đăng ký chất lượng sản phẩm.

Mỗi loại sản phẩm sẽ do một cơ quan chuyên môn phụ trách tiếp nhận và xử lý đơn đăng ký chất lượng của doanh nghiệp. Bởi vậy doanh nghiệp cần phải tìm hiểu hoặc thông qua các tổ chức dịch vụ để được tư vấn và hướng dẫn.